Anmeldung erforderlich
Diese Anwendung enthält Mitgliederdaten des Vereins und ist nur für angemeldete Personen zugänglich.
Mitglieder
Bestandsmeldung an den Landessportbund
Erzeugt die Mitgliederliste im Format des LSB Thüringen (CSV mit einer Zeile je Person). Im Portal unser-sportverein.net wird sie in Schritt 3 der Bestandserhebung über „Bestandsdaten einlesen“ hochgeladen; das Portal rechnet daraus selbst die Jahrgangs- und Fachverbandsmeldung. Meldezeitraum ist der 1. Januar bis Mitte Februar. Die Zahlen je Altersgruppe zum Gegenrechnen stehen in den Auswertungen.
Beitragsordnung
Der Beitrag fällt einmal je Mitglied an, nicht je Sparte. Wer in zwei Abteilungen aktiv ist, zahlt einmal.
Zu prüfen
Klasse und Alter passen hier nicht zusammen. Das ist kein Fehler der App, sondern so aus dem Vereinsmeister übernommen — es kann eine Sonderregelung sein oder ein Pflegefehler. Die Entscheidung trifft die Geschäftsstelle, nicht die Software.
Verschiedene Beitragsarten je Sparte
Bei diesen Mitgliedern nennt der Vereinsmeister in den einzelnen Sparten unterschiedliche Beitragsarten. Übernommen wurde jeweils die erste. Wenn das nicht stimmt, hier anklicken und die Klasse von Hand setzen.
Beitragssatz ändern
Ein neuer Satz ersetzt den alten nicht, sondern gilt ab einem Stichtag. Was davor gerechnet wurde, bleibt nachvollziehbar.
Vereinsstammdaten
Ohne diese Angaben lässt sich keine SEPA-Datei erzeugen. Sie stehen in der Datenbank und nicht im Programmcode — eine Vereins-IBAN gehört nicht in ein öffentliches Repository.
Beitragsläufe
Lauf
Ergebnis
Übernommene Mandate
Im Altbestand steht nicht, wann ein Mandat zuletzt benutzt wurde. Ohne diese Angabe behandelt die App jeden Einzug als Erstlastschrift — die braucht fünf statt zwei Bankarbeitstage Vorlauf. Bestätigt die Bank, dass die alten Mandate weiterlaufen, wird das hier einmalig eingetragen.
Offene Posten
Kontoauszug
Alles, was diesem Haushalt in Rechnung gestellt und von ihm gezahlt wurde. Stornierte Zahlungen bleiben sichtbar — eine Rücklastschrift ist genau das, wonach hier jemand sucht.
Aufnahmeanträge
Über die Aufnahme entscheidet nach § 4 der Satzung der Gesamtvorstand. Ein Antrag wird hier nie von selbst zur Mitgliedschaft — dafür braucht es das Datum des Beschlusses.
Das öffentliche Formular
Mitgliedsportal
Erklärungen aus dem Portal
Wer im Mitgliedsportal gekündigt, eine Kündigung zurückgenommen oder eine neue Bankverbindung hinterlegt hat — mit Unterschrift.
Elternkodex
Der Kodex gilt nur der Abteilung Fußball. Der Abgleich läuft deshalb gegen die minderjährigen Mitglieder dieser Abteilung — Kinder aus Turnen, Volleyball oder Handball stehen hier nicht und werden nicht angeschrieben. Wer volljährig wird oder austritt, verschwindet aus der Liste; die abgegebene Erklärung bleibt gespeichert.
Der Link für die Eltern
Dieser Link führt zur Seite, auf der Eltern den Kodex herunterladen und unterschreiben. Er braucht kein Vereinskonto und darf an alle Eltern, in Mannschafts-Chats und an die Trainerteams weitergegeben werden.
Nicht zuzuordnen
Diese Erklärungen sind eingegangen, passen aber zu keinem Kind der Liste — meist eine abweichende Schreibweise oder ein Rufname. Unter jeder Zeile stehen bis zu drei Vorschläge aus der Mitgliederverwaltung samt Begründung; ein Klick auf Dieser Erklärung zuordnen erledigt sie. Steht dort kein ähnlicher Name, fehlt meist nicht die Zuordnung, sondern die Anmeldung. Zeilen mit dem Vermerk andere Abteilung brauchen nichts: dort ist das Kind Mitglied, aber nicht im Fußball — für die gilt der Kodex nicht.
DFBnet Spieler
Hier wird der Export der Spielberechtigungen aus dem DFBnet gegen den Mitgliederbestand gehalten. Gesucht werden die zwei Lücken zwischen beiden Listen: wer gemeldet ist, aber keinen Beitrag zahlt, und wer Beitrag zahlt, aber keine Spielberechtigung hat. Der Abgleich gilt der Abteilung Fußball und vergleicht nur die Jahrgänge, die in der hochgeladenen Datei wirklich vorkommen — sonst stünde jeder Herrenspieler als „nicht gemeldet“ darin.
Die eingelesene Liste bleibt gespeichert. Wer den Reiter öffnet, sieht den aktuellen Abgleich — auch ohne die Datei zur Hand zu haben. Es gilt immer genau eine Liste: ein neuer Export ersetzt den vorigen. Der Vergleich selbst wird bei jedem Öffnen neu gerechnet, damit er zum heutigen Mitgliederbestand passt.
Die Suche gilt für alle drei Listen. Mannschaft und Lage stehen nur in der DFBnet-Datei — die Liste Fußball-Mitglied, aber nicht gemeldet filtert deshalb nur nach dem Namen.
Rolle vergeben
Die Anmeldung selbst läuft über das Dashboard. Hier wird nur festgelegt, was jemand in der Vereinsverwaltung darf. Ohne Rolle sieht ein angemeldetes Konto hier keine Personendaten.
Vergebene Rollen
Sicherung der Datenbank
Jede Nacht schreibt der Server den vollständigen Datenbestand nach Nextcloud — einmal als Datei zum Zurückspielen, einmal als Mitgliederliste zum Ausdrucken. Die sieben Wochentagsdateien überschreiben sich der Reihe nach, vom Monatsersten bleibt eine Kopie dauerhaft stehen. Gelöscht wird nichts.
Mitgliederbestand übernehmen
Aus dem Vereinsmeister exportierte Datei (CSV oder Excel) auswählen. Die Spalten werden im nächsten Schritt zugeordnet. Nichts wird geschrieben, bevor der Probelauf gelaufen ist.
Erkannte Zuordnungen sind vorbelegt. Was auf „übernehmen, ohne Feld" steht, wird beim Mitglied als Zusatzangabe mitgespeichert und geht nicht verloren.
Einstellungen
Bericht
Mitteilung an Mitglieder
Ein Rundbrief an alle Mitglieder mit hinterlegter Mail-Adresse. Jede Mitteilung trägt am Fuß drei Knöpfe — Adresse stimmt, Adresse ändern und keine Mitteilungen mehr — dazu den Pflichthinweis nach Art. 13 DSGVO. Beides baut der Server; es lässt sich nicht abschalten.
Briefe zur Mitgliedschaft selbst (Beitragseinzug, Bestätigungen) sind davon nicht betroffen — wer sich hier abmeldet, bekommt sie weiter.
Portionsweise zu verschicken ist unauffälliger für Spamfilter. Der Rest geht in den Nächten danach automatisch raus.
Zustand der Mail-Adressen
Die Antwort auf „sind die Adressen noch aktuell?“ — über alle Mitteilungen hinweg. Jede Zeile lässt sich aufklappen.
Verschickte Mitteilungen
Automatische E-Mails
Diese Briefe verschickt die Vereinsverwaltung von allein. Betreff und Text lassen sich hier ändern — ohne Programmierung und ohne Neustart. Ein leeres Feld heißt mitgelieferte Fassung benutzen, nicht „keine E-Mail“.
Die Kästen (Mitgliedsdaten, Bankverbindung, Anmeldecode) sind Platzhalter und nicht frei schreibbar. Sie stehen dort, wo Sie den Platzhalter hinsetzen. Absender, Anschrift und der Hinweis am Fuß des Briefes gehören zum Rahmen und bleiben immer stehen.
Buchhaltung
Doppelte Buchführung mit Kontenrahmen, Journal, Saldenliste und Jahresabschluss — dazu die Übernahme der Beitragsläufe und SEPA-Einzüge aus der Beitragsverwaltung.
Der Bereich ist vollständig gebaut, wird aber auf absehbare Zeit nicht gebraucht: gebucht wird bis auf Weiteres in der bisherigen Software. Er liegt deshalb hier und nicht mehr in der Reiterleiste. Nichts daran ist abgeschaltet oder gelöscht — wer ihn öffnet, findet ihn unverändert vor.
Über die Vereinsverwaltung
Mitglieder-, Beitrags- und Finanzverwaltung des 1. SC 1911 Heiligenstadt e. V. Ersetzt schrittweise die bisherige Windows-Software.
Rechte
- Geschäftsstelle und Schatzmeister sehen und bearbeiten alle Mitglieder.
- Abteilungsleiter sehen ausschließlich Mitglieder ihrer eigenen Sparte — ohne Bankdaten und ohne Einblick, in welchen weiteren Sparten eine Person aktiv ist. Diese Grenze wird auf dem Server durchgesetzt, nicht in der Anzeige.
- Vorstand sieht Kennzahlen, aber keine Personendaten.
Funktionen
Datenschutz
Dieses Werkzeug gehört zu den internen Anwendungen des 1. SC 1911 Heiligenstadt e. V. Die hier erfassten Daten werden ausschließlich für die Vereinsarbeit verwendet und liegen in einer Datenbank bei Cloudflare, das als Auftragsverarbeiter für den Verein tätig ist. Mit Cloudflare besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Die Datenbank steht in der Region Westeuropa; eine Übermittlung in Länder außerhalb der EU ist dabei nicht ausgeschlossen. Hochgeladene Nachweise liegen getrennt davon im Vereinsspeicher (Nextcloud) bei Hetzner in der EU; auch mit Hetzner besteht ein solcher Vertrag. Eine Weitergabe an Dritte findet nur statt, soweit sie für den jeweiligen Zweck erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben ist.
Verantwortlich ist der 1. SC 1911 Heiligenstadt e. V., Leineberg 2, 37308 Heilbad Heiligenstadt, Telefon 03606 612206, info@sc1911-heiligenstadt.de. Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch lassen sich unter dieser Anschrift geltend machen. Beschwerden nimmt der Thüringer Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit entgegen.